7 errores frecuentes en la emisión de facturas
La facturación es para el autónomo y la pyme como la nómina para el asalariado, la forma de cobrar por los rendimientos de su actividad económica, es decir, por su trabajo.
Las prisas y la falta de conocimiento sobre fiscalidad pueden conducir a cometer errores en los datos de las facturas, las operaciones matemáticas, la numeración o el concepto. Y estos errores pueden ser a su vez motivo de comprobaciones por parte de Hacienda.
1. Errores u omisiones en la cumplimentación de los datos
A la hora de rellenar la factura debes tener en cuenta que la falta de identificación de algunas de las partes, tanto de quien presta el servicio como del cliente, invalida la factura emitida. Presta atención a cada uno de los campos que deben incorporarse: NIF, CIF, fecha de emisión o numeración.
Errores de serie y numeración en la emisión de facturas
Los códigos de factura han de seguir una serie y una numeración. La numeración siempre tiene que ser correlativa con el número de la factura anterior, habiendo continuidad entre los dígitos que las numeran.
Por tanto, no debes caer en el error de emitir una factura con una numeración posterior a otra con fecha de emisión anterior. Si hay saltos en la serie, y recibimos una inspección de Hacienda, ésta podría tomarlo como movimiento sospechoso y ponerse en alerta.
Especificar únicamente el domicilio del negocio
Además, es común que por desconocimiento, se incluya el domicilio social en la factura emitida y no el domicilio fiscal como procede. El domicilio fiscal es el que comunicas a Hacienda en tu alta a través del modelo 036.
Omitir fecha y método de pago en la emisión de facturas
No olvides tampoco especificar la fecha de vencimiento de la factura; de otro modo el cliente podría tomar la factura con fecha ilimitada de pago. Conviene también detallar el método de pago.
No clarificar el concepto facturado
Denominar bien el producto o el servicio comercializados no parece tener complejidad. En donde hay que tener especial cuidado es en el detalle del concepto facturado, en su descripción clara y concisa.
2. No enviar y entregar la factura en el plazo establecido
La morosidad es uno de los principales problemas que sufre el autónomo. Si entregas una factura a destiempo estarás fomentando el impago. Recuerda que si el destinatario de la factura es un profesional o una empresa debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente. En caso de que el receptor sea un particular has de expedirla en el mismo momento en que se realiza la operación.
3. No desglosar las cuotas del IVA
Igual que desglosas el concepto facturado también has de desglosar la base imponible y las cuotas de IVA aplicadas incluyendo los tipos (21%,10% o 4%). La factura debe incluir el total diferenciando por tipos de IVA en función de que cada producto o servicio aplique uno diferente. Ten en cuenta que si no se separa la base imponible de las cuotas de IVA la factura no será válida y además no podrás deducirte el IVA en el modelo 303.
4. No aplicar retenciones cuando proceda
Cierto es que no todas las facturas han de incluir retenciones de IRPF. Pero si estás obligado a ello y no lo haces estarás incurriendo en un error grave ya que, si tienes que presentar el modelo 130 del IRPF este ha de incluir el porcentaje de retención, un 15% por norma general y un 7% para los nuevos autónomos.
5. Enviar la factura a la persona o departamento equivocado
Parece poco frecuente que esto ocurra, pero puede darse el caso. A priori las consecuencias no son gravosas, pero es posible que se retrase el pago del servicio. Aunque en la práctica la sangre no llegue al río piensa que tu error está revelando datos confidenciales a terceros por lo que puedes estar vulnerando la Ley de Protección de Datos.
6. Emitir las facturas rectificativas con la misma serie que el resto de las facturas
La emisión de una factura rectificativa enmienda cualquier fallo en la factura, pero incluso ahí puedes caer en el error. Recuerda que la factura rectificativa debe tener numeración y serie diferentes. De lo contrario estarás dando lugar a un descuadre de los resultados.
7. No hacer copia de la factura ni conservarla
Para contrastar datos con tus clientes o para presentarlas ante una comprobación tributaria. Debes tomar conciencia de la importancia de hacer copias de seguridad de facturas y guardarlas para Hacienda durante al menos cinco años.