Recomendaciones ante una inspección de trabajo
Para los dueños de un negocio, autónomos o pymes, escuchar las palabras inspección de trabajo suele conllevar un nerviosismo involuntario inmediato. Son muchas las dudas y preguntas que surgen entorno a este concepto. ¿Qué debo hacer? ¿Qué papeles me pueden pedir? ¿Me han denunciado?
Aunque los más adecuado, cuando no se está seguro de cómo actuar en estas circunstancias, es confiar en el asesoramiento y gestión especializada de profesionales de la materia, como los de Atc Asesores Integrales, a continuación resolvemos algunas de tus dudas para que te sientas más seguro ante esta posible situación laboral.
¿Quién puede ser objeto de una inspección de trabajo?
Aunque la creencia general es que la inspección de Trabajo sólo se produce si previamente hay una denuncia, esto no tiene que ser así. Este proceso de la Seguridad Social se lleva a cabo para controlar y asegurarse de que se desarrollan de manera correcta las labores correspondientes a la normativa vigente.
Más concretamente, pueden ser objeto de estas inspecciones, como aparece en la Ley 23/2015, cualquier persona física y jurídica, de naturaleza pública o privada, comunidades de bienes y sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento respecto a sus socios trabajadores o socios de trabajo, en cuanto a tratarse de entidades responsables del cumplir la normativa de Orden Social.
La visita de un inspector o subinspector de trabajo puede afectar a cualquier empresa o sociedad que cuente con empleados. Estos puedes realizar su función de vigilar el cumplimiento de las obligaciones administrativas tanto de manera esperada como inesperada, sin necesidad de preaviso.
Son procedimientos rutinarios no sólo de vigilancia, sino que entre sus tareas estos inspectores también deben asesorar a los negocios en materia del cumplimiento de las leyes aplicables.
Quedan excluidos:
- Los establecimientos militares dependientes de la Administración militar.
- Otros centros de trabajo regidos por normativa específica y vigilados por otros órganos de las Administraciones Públicas.
Aún así, también es frecuente que se realicen denuncias a la Seguridad Social en esta materia. Estas pueden realizarse de manera anónima y online en este enlace o con una denuncia formal y personal ante Inspección de Trabajo.
¿Qué papeles se necesitan?
Inspección de Trabajo, como parte de su labor, suele solicitar una serie de documentación que el empresario o autónomo tiene la obligación de guardar durante cuatro años. Estos papeles son:
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral
- Cuadro del horario y calendario laboral de lo trabajadores
- Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
- Nóminas de salarios
- Alta y baja de los trabajadores
- El resguardo de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
- Los justificantes de que se está pagando las cuotas a la Seguridad Social.
- Resumen de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
- Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
- En el caso de trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Libro de contabilidad (diario mayor, registros y balances)
- Escritura de constitución de la sociedad
- Declaración del Impuesto de Sociedades, de retenciones del IRPF (modelo 190), y de operación con terceros (modelo 347)
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales
- Documento de asociación
- Justificantes de pagos de cuotas a la Seguridad Social
- Documento de inscripción en el IAE (Impuesto Actividades Económicas)
- Contratos mercantiles y resguardo de la comunicación
El libro de visitas ha dejado de ser obligatorio con la nueva normativa vigente.
¿Cómo debo actuar?
Seguir el sentido común siempre es el mejor consejo en casos en los que no sabes cómo actuar. La primera recomendación es estar colaborativo, mostrarte dispuesto a ayudar al inspector y nunca negarte, aunque no haya aviso anterior. Si rechazas alguno de sus requerimientos, puede ser motivo de sanción.
No entorpezcas su trabajo, ni impidas que realiza preguntas a los empleados. Todo lo contrario, todos los trabajadores deben estar preparados para ello y las respuestas deben ser acordes a sus contratos de trabajo.
Lo que sí puedes es solicitar que se identifique si quiere pasar a determinados lugares, pero no tiene que presentarse ni identificarse cuando acceda al local. Puede ser cualquier cliente. Eso sí, en el caso de que tu lugar de trabajo sea tu casa, sí que es obligatorio que des tu consentimiento o una autorización de un juez.
Para las inspecciones no hay horario, pueden presentarse en cualquier momento. Sin embargo, el Gobierno está incentivando que se lleven a cabo en horario especial (horas nocturnas, fin de semana y festivos) para evitar que prolifere el trabajo no declarado e irregular.
Y por supuesto, en caso de recibir una notificación de falta leve o grave no la ignores, sólo agravará la situación.
Sin embargo, lo ideal para mantener al día todo lo relativo a la normativa laboral vigente y no llevarse sorpresas ni sufrir ante la posible llegada de un emisario de Inspección de Trabajo es contar con profesionales de la materia. En Atc Asesores Integrales estamos a tu disposición en la calle Colón 28 3B de Vigo para asegurar tu tranquilidad y la de tus empleados. Consúltanos a través de nuestro email gerencia@atcasesoresintegrales.es o llamando al 986 12 89 39.